Unsa ang Kinahanglan (ug Dili Kinahanglan) Ikaw Ibutang sa File sa Personnel sa Kawani
Sa uban, ang access limitado sa kawani sa HR ug ang mga empleyado mahimong mohangyo nga makuha ang ilang mga rekord. Ang mga abogado mahimo usab nga magpa-subpoena sa mga sulod sa mga rekord sa mga kawani alang sa mga kaso sa sumbong ug Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) nga reklamo.
Ang usa ka kanhi empleyado makahangyo usab og usa ka kopya sa iyang mga rekord sa personahe.
Uban sa tanan niining mga potensyal nga gamit ug mga potensyal nga tumatan-aw sa imong mga rekord sa kawani, ang usa ka amo kinahanglan nga mag-amping sa pagpadayon sa walay pinalabi, tinuod nga dokumentasyon sa kasaysayan sa trabaho sa empleyado sa imong mga rekord sa kawani. Tungod niini, ipadapat kining mga kinatibuk-ang giya sa dokumentasyon nga imong gihuptan sa mga rekord sa personahe sa imong organisasyon.
Kinatibuk-ang mga giya alang sa sulod sa empleyado sa empleyado nga file
- Ang impormasyon sa mga rekord sa kawani kinahanglan nga tinuod. Mga opinyon sa superbisor o Human Resources; random nga mga nota; pagpanglibak; walay basehanan nga mga hungihong; mga pangutana, mga taho, o tattletale nga mga alegasyon gikan sa ubang mga empleyado nga wala masusi; mga alegasyon nga dili gipangita, gi-imbestigar, ug natapos; ug bisan unsang dili tinuod nga kasayuran, komentaryo, o mga nota kinahanglan nga iapil gikan sa empleyado sa empleyado nga file.
Usa sa labing dautan nga mga panig-ingnan sa makalagot nga komentaryo nga ang usa ka HR manager nga nakit-an nga gisang-at sa usa ka rekord sa personahe, naglakip sa usa ka nota sa pakighinabi sa usa ka empleyado sa hiring manager Ang usa nag-ingon: "Lagmit nga tambok kaayo sa pagbangon ug sa hagdanan kon gikinahanglan." Hunahunaa ang empleyado, usa ka abogado, ug bisan ang mga empleyado sa umaabot ug mga superbisor nga nagbasa sa mga komentaryo sama niini.
Sa laing kompaniya, ang manedyer nakit-an nga wala'y basihanan nga mga nota nga gibutang sa mga manedyer ug sa uban sa mga file sa empleyado sama sa, "Ang kasuko ni Mary tungod kay wala siya nabanhaw. Gipahinay niya ang iyang buluhaton sa tinguha nga makauban ang iyang manedyer." Tan-awa ang problema?
- Ang mga rekord sa mga kawani kinahanglan nga mahunahunaon nga itudlo ngadto sa ilang tukma nga mga dapit sa mga file. Tinoa ang usa ka protocol alang sa mga rekord sa mga kawani sa kompaniya base sa mga balaod sa estado ug Federal , mga balaod sa panarbaho sama sa Portable Health Portability ug Accountability Act of 1996 (HIPAA) , ug mga pamaagi sa labing maayong employer.
Dayon, sunda ang protocol. Dili nimo gusto nga makit-an ang mga pasumangil sa doktor nga gibutang sa personnel file kung kini nahisakop sa medical file. Dili usab, gusto nimo ang katarungan ug katarungan alang sa promosyon sa empleyado sa payroll file.
Dili usab nimo gusto ang mga rekord sa usa ka desisyon sa pagkuha sa trabaho nga naglakip sa background checking o mga nota gikan sa mga panaghisgut uban sa kanhi mga employer sa personnel file.
- Ang mga superbisor, mga manedyer ug uban pang empleyado nga nagbutang sa dokumentasyon sa mga rekord sa personnel kinahanglan nga bansayon aron haom nga isulat ang dokumentasyon. Ang pag-ingon sa usa ka empleyado sa pagbadlong nga ang empleyado usa ka kompleto nga deadbeat dili modaug sa imong mga rekord sa mga kawani sa bisan unsa nga mga premyo, apan ang mga walay mga supervisor nahibal-an nga magsulat sa susama nga mga pamahayag.
Mas maayo pa, limitahan ang pag-access sa mga file ngadto sa imong kawani sa HR nga responsable sa mga rekord ug nahibal-an kung unsa ang kinahanglan ug dili ibutang sa usa ka personahe nga file. - Balansehon ang kasayuran nga imong ibutang sa mga rekord sa mga kawani aron ilakip ang positibo ug negatibong mga aspeto sa kasaysayan sa trabaho sa empleyado. Kasagaran, ang mga rekord sa mga kawani nagpasiugda sa matag negatibo nga panghitabo ug mapakyas sa positibo nga mga bahin.
- Ilha ang kalainan tali sa personal nga mga nota sa superbisor bahin sa iyang kawani sa pagreport ug sa opisyal nga rekord sa mga kawani sa kompaniya. Ang mga nota sa superbisor nga gigamit alang sa pagpalambo sa pasundayag , aron sa pagsubay sa mga proyekto ug pagkompleto sa tumong, ug sa pagtino sa mga pagtaas ug mga plano sa pagpalambo sa performance , pananglitan, nahisakop sa pribadong file sa superbisor, dili sa mga opisyal nga rekord sa kawani sa kompaniya.
Ilha, usab, ang panginahanglan sa pagbansay sa mga superbisor kung unsaon pagkuha og mga nota ug pagpadayon sa dokumentasyon sa ilang file sa pagdumala. Ang sama nga sumbanan alang sa mga kamatuoran, dili mga opinyon, ug mga piho nga mga panig-ingnan, dili pamahayag, magamit sa mga pribadong mga nota.
Ang pribado nga nota sa superbisor mahimo nga subpoena sa pananglitan sa usa ka kiha, busa ang pag-amping girekomenda bisan alang sa mga pribadong mga nota. Ang praktis sa mga superbisor nga ang mga kopya sa mga rekord nga anaa sa opisyal nga empleyado sa empleyado sa ilang file sa pagdumala wala girekomendar.
- Ang pag-hire sa dokumentasyon ug mga tala sa pakighinabi nagpresentar sa usa ka gamay nga pagsalig. Ang labing maayo nga praktis mao ang paghupot sa usa ka linain nga file alang sa matag posisyon nga imong pun-on nga naglakip sa tanan nga dokumentasyon nga may kalabutan sa pagpuno niana nga posisyon gikan sa trabaho nga nagpalista ngadto sa mga reference check. Ang mga aplikante nga gisumiter, gisulat, ug mga aplikasyon nahisakop niini nga file gawas nga kinahanglan mo nga ibalhin ang aplikasyon sa empleyado sa empleyado sa empleyado sa empleyado nga file.
Kini nga file adunay mga opisyal nga mga checklist ug mga porma nga naningkamot alang sa pagpugong nga representante sa mga kwalipikasyon sa usa ka empleyado sa potensyal ug pagsuporta sa imong desisyon sa pag-hire sa labing kuwalipikadong kandidato. Ang mga opinyon ug mga nota sa pagkuha sa manedyer nga gikuha sa panahon sa proseso sa paghatag trabaho wala nahiapil niini nga file. Ang Human Resources makahimo sa pagkolekta niini nga mga nota sa paghupot sa hingpit nga dokumentasyon sa usa ka desisyon sa panarbaho, apan dili sila sakop sa mga rekord sa kawani.
- Ang tinuod nga dokumentasyon mahitungod sa mga desisyon sa pagpanarbaho sama sa promosyon , pagbalhin ngadto sa usa ka lateral nga oportunidad , ug pagtaas sa suweldo nahisakop sa mga records sa personnel Ang superbisor o ang mga opinyon sa HR bahin sa empleyado dili. Ang opisyal nga dokumentasyon sa aksiyon sa pagdisiplina sama sa usa ka sinulat nga pasidaan nga nahisakop usab sa kawani sa empleyado.
Piho nga mga pananglitan sa dokumentasyon nga dili angay sa mga rekord sa personahe
Ang mosunod nga impormasyon kinahanglan dili ibutang sa mga rekord sa personahe. Ang dokumentasyon nagkinahanglan og usa ka linain nga file, mahimo nga paga-klasipikado ingon nga supervisory o mga nota sa pagdumala, o dili kinahanglan nga huptan sa tanan sa usa ka amo.
- Ang bisan unsang medikal nga impormasyon nahisakop sa medical file .
- Ang impormasyon sa payroll nahisakop sa payroll file .
- Ang mga dokumento nga naglakip sa empleyado sa Social Security Numbers o impormasyon mahitungod sa gipanalipdan nga klasipikasyon sa usa ka empleyado sama sa edad, lahi, gender, nasudnong sinugdanan, disability, kahimtang sa kaminyoon, relihiyosong pagtuo ug uban pa kinahanglan dili gayud ibutang sa personnel files.
- Ang dokumentong superbisory alang sa katuyoan sa pagdumala sa trabaho sa usa ka empleyado, paghimo sa mga tumong, feedback nga gihatag ug uban pa kinahanglan ipasaka sa usa ka pribado, superbisor o tag-iya nga tag-iya sa folder.
- Ang imbestigasyon nga materyal lakip ang reklamo sa empleyado, interbyu sa mga testigo, interbyu sa empleyado, mga natun-an, mga rekomendasyon sa abugado, ug resolusyon, lakip na ang follow-up nga pagsiguro nga walay pagbalos , kinahanglan magpuyo sa file sa imbestigasyon nga lahi sa mga rekord sa personnel.
- File empleyado I-9 nga mga porma sa usa ka I-9 nga file o nahimutangan , layo sa mga kawani sa empleyado rekord.
- Ibutang ang mga pagsusi sa background nga lakip ang kriminal nga kasaysayan, mga taho sa kredito, ug uban pa, ug ang mga resulta sa pagsulay sa droga sa usa ka linain nga file nga dili ma-access sa mga superbisor, mga tagdumala, ug empleyado. Girekomenda sa SHRM kining linain nga file o nagsugyot nga kini nga kasayuran mahimo usab nga ipasaka sa medical file sa empleyado.
- Ang mga rekord sa Equal Opportunity sa empleyado sama sa mga porma sa pag-ila sa kaugalingon ug mga taho sa gobyerno kinahanglan dili ibutang sa personahe nga file ni bisan asa ang supervisor adunay access.
Kon imong sundon kining mga giya, ang imong organisasyon epektibo nga magtipig sa tinuod, matulon-anon nga kasaysayan sa pagpanarbaho ug mga rekord sa mga personahe sa tukmang mga dapit.
Disclaimer: Palihug timan-i nga ang kasayuran nga gitagana, samtang may awtoridad, dili garantiya sa katukma ug legalidad. Ang site gibasa sa usa ka tibuok kalibutan nga tumatan-aw ug ang mga balaod ug mga regulasyon sa panarbaho nagkalainlain gikan sa estado ngadto sa estado ug nasud ngadto sa nasud. Palihug pangayo sa legal nga tabang, o tabang gikan sa State, Federal, o International nga mga kapanguhaan sa gobyerno, aron masiguro nga ang imong legal nga interpretasyon ug mga desisyon husto alang sa imong nahimutangan. Kini nga impormasyon alang sa giya, mga ideya, ug tabang.