Ang mga Employer sa Smart nagmintinar 4 ka lainlaing mga file alang sa Employee Records
Mga Personnel Files of Employee Records
Ang usa ka personahe nga file gipabilin alang sa matag empleyado. Kini nga mga personahe nga mga file naglangkob sa mga kompidensyal nga mga dokumento ug gidumala ug gihuptan sa kawani sa Human Resources.
Ang mga file sa kawani mao ang mga nag-unang rekord sa empleyado nga gigamit sa employer, empleyado, ug manedyer sa empleyado, sa pipila ka mga kompaniya.
Sa uban pa-ug kini ang girekomendar nga pamaagi-ang pag-access sa empleyado sa kawani sa empleyado gilimitahan sa HR ug empleyado ubos sa pagdumala.
Ang kasagaran nga mga dokumento sa usa ka personahe nga kasayuran naglakip sa aplikasyon sa pagpanarbaho , usa ka porma sa pagkontak sa pamilya, pag-dokumento sa kasaysayan sa aksiyon sa pagdisiplina, resume, empleyado sa empleyado sa resibo sa empleyado sa handbook, sa pag- sign up sa mga empleyado, ang periodic appraisal, job evaluation, o performance plano sa pag-uswag, mga sertipiko sa pagbansay ug mga ebidensya sa pagtambong, ug kasamtangan nga personal nga kasayuran sa kontak sa matag empleyado.
Dili tanan nga mga file sa personnel naglangkob sa pareho nga mga dokumento apan ang matag personnel file adunay pipila ka mga dokumento nga managsama. Ang dokumentasyon sa pasundayag sa usa ka empleyado wala nahisakop sa personahe nga file gawas kung kini gikinahanglan nga aksyon sa pagdisiplina, usa ka pasidungog, o uban pang ilhanan sa talagsaong kalampusan.
Ang ingon nga matag-adlaw nga pasundayag nga mga papel nahisakop sa file nga gitipigan sa mga manedyer aron sa pagsubay sa pasundayag, mga tumong, ug mga amot sa ilang mga empleyado
Payroll Files sa Employee Records
Ang mga file sa payroll usab nagpadayon sa mga rekord sa empleyado. Ang mga file sa payroll adunay kasaysayan sa trabaho sa mga empleyado, departamento, pagbag-o sa kompensasyon, garnishments, pautang, ug uban pang impormasyon nga gikinahanglan sa pagbayad sa usa ka empleyado ug paghupot sa usa ka kopya sa kasaysayan sa kompensasyon sa empleyado.
Ang payroll file maglangkob usab sa kasaysayan sa mga porma sa gobyerno sama sa W-2, W-4, ug social security nga walay mga dokumento nga napuno sa empleyado. Ang file maglangkob usab sa mga benepisyo sa empleyado nga impormasyon ug pagtugot sa pag-withdraw sa mga pagbayad gikan sa empleyado nga sweldo.
Medical Files of Employee Records
Ang usa ka medical file sa empleyado gipaneguro usab sa amo. Ang mga rekord sa empleyado sa medikal nga file dili makuha sa bisan kinsa gawas nga gitudlo nga kawani sa Human Resources ug ang empleyado kansang mga rekord gipabilin sa file. Ang mga medikal nga mga file adunay mga nota sa doktor, mga papeles sa aplikasyon sa FMLA, impormasyon sa pag-eksamin sa droga, gikinahanglan nga pisikal nga kasayuran, ug uban pang mga dokumentasyon nga may kalabutan sa medikal nga kahimsog sa usa ka empleyado o sa iyang pamilya.
Ang mga medikal nga mga file, tungod sa confidentiality sa mga empleyado nga mga rekord, nakadawat sa pinakataas nga matang sa luwas nga pagtipig ug kompidensyal. Giawhag nga ang mga medikal nga mga file kinahanglan nga ibutang sa mga locked file drawer nga naka-lock sa usa ka lawak nga dili accessible sa mga empleyado gawas sa HR nga gitudlo nga staff.
I-9 Files of Employee Records
I-9 Mga rekord sa empleyado sa balay nga gitipigan alang sa tanan nga empleyado sa usa ka file nga lahi gikan sa ubang mga rekord sa empleyado.
Ang mga empleyado naghupot sa rekord sa empleyado nga bulag gikan sa ubang mga rekord sa empleyado aron mapreserbar ang kompidensyal nga empleyado sa mga empleyado sa gobyerno ug uban pang mga entidad kinsa gitugutan sa pagribyu sa empleyado nga I-9 .
Ang pagtipig sa mga I-9 sa usa ka managlahing lugar magsiguro nga kon pilion ka alang sa usa ka Federal I-9 nga pagrepaso sa file, ang mga empleyado sa gobyerno dili makaangkon sa bisan unsang uban nga mga rekord mahitungod sa empleyado o sa iyang trabaho sa imong organisasyon nga gawas sa aktwal I-9 nga porma. Kini nga mga imbestigasyon nagkadaghan matag tuig aron sa pagsiguro nga ang imong mga empleyado adunay hustong pagkumpleto sa mga I-9 nga mga porma o mahimo ka nga mailalom sa mga multa ug posibleng panahon sa prisohan.
Pag-abut sa Employee Records sa Employees
Ang mga empleyado mahimong molantaw sa ilang mga empleyado nga mga rekord pinaagi sa pagkontak sa usa ka personahe sa Human Resources staff sa normal nga oras sa trabaho.
Walay empleyado nga makausab o makawagtang sa bisan unsang dokumento sa iyang mga rekord nga kinahanglan tan-awon atubangan sa tawo nga kawani sa HR.
Kinahanglan nga adunay usa ka empleyado sa empleyado nga magtan-aw sa pagtan-aw nga palisiya sa imong empleyado nga handbook ug sundon kini nga walay pihong kabahin sa mga hangyo sa empleyado aron makita ang ilang mga file.
Kon ang usa ka empleyado magpadala sa usa ka sinulat nga hangyo alang sa usa ka kopya sa ilang mga rekord sa ginsakupan human sila mobiya sa imong trabaho, gikinahanglan nga ipadala nimo ang usa ka kopya.
Usahay, mahibalag nimo ang usa ka empleyado nga madudahan sa unsa nga matang sa mga empleyado sa mga rekord nga gihuptan sa ilang departamento sa Human Resources. Kini ang mga empleyado nga lagmit nga mohangyo og kopya sa ilang mga file sa empleyado. Pag-usab, nga walay diskriminasyon , paghimo og kopya sa file ug ipadala kini. (Mahimo nga madawat nimo ang feedback nga ang empleyado nahibulong sa gamay nga dokumentasyon nga gipabilin sa staff sa HR.)
Sa pipila nga mga hurisdiksiyon, subay sa balaod nga isugo ang empleyado sa gasto sa pagkopya ug pagpadala sa file.
Disclaimer: Palihug timan-i nga ang kasayuran nga gitagana, samtang may awtoridad, dili garantiya sa katukma ug legalidad. Ang site gibasa sa usa ka tibuok kalibutan nga tumatan-aw ug ang mga balaod ug mga regulasyon sa panarbaho nagkalainlain gikan sa estado ngadto sa estado ug nasud ngadto sa nasud. Palihug pangayo sa legal nga tabang , o tabang gikan sa State, Federal, o International nga mga kapanguhaan sa gobyerno, aron masiguro nga ang imong legal nga interpretasyon ug mga desisyon husto alang sa imong nahimutangan. Kini nga impormasyon alang sa giya, mga ideya, ug tabang.