Ania Unsa ang Kinahanglan Nimong Mahibal-an mahitungod sa Mga Kaundan sa mga Personnel Files
- Ang agalon gusto nga adunay tukmang kasayuran ug organisado kung kinahanglan nimo ang access sa impormasyon alang sa bisan unsang hinungdan. Ang mga pagbag-o sa mga kontak sa emergency, mga empleyado sa mga empleyado, pagsubay sa mga evaluation evaluation , mga sulat sa pagdisiplina , pag-ila sa empleyado , ug mga materyales sa paggamit sa panarbaho mga pananglitan sa mga matang sa kasayuran nga gusto sa employer nga daling maka-access.
- Kinahanglan nga ipadayon sa amo ang dokumentasyon mahitungod sa mga isyu sa personahe sama sa pagpili sa empleyado, performance, kasaysayan sa trabaho, rationale sa kompensasyon, ug mga aplikasyon sa promosyon sa sulod, aron paghingalan og pipila lamang.
Ang usa ka pag-angkon sa EEOC , usa ka kiha o bisan ang panginahanglan nga hatagan og katarungan ang kakulang sa usa ka pagpataas o promosyon sa usa ka empleyado nagkinahanglan nga ang tag-iya nakolekta ug nagpabilin kini nga matang sa dokumento sa empleyado. - Ang ubang rekord sa empleyado gikinahanglan sa mga gobyernong federal o estado alang sa mga amo nga sundon. Ang pag-organisar sa impormasyon sa empleyado sa usa ka personahe nga file adunay kahulugan alang sa pag-access ug legal nga pagsunod ug pagkaandam.
Mga Tipo sa Mga Personnel Files
Ang usa ka agalon sa kasagaran nagmintinar sa daghang matang sa mga file sa personnel, alang sa paggamit sa negosyo, alang sa confidentiality sa empleyado, alang sa medikal nga privacy, ug alang sa legal nga pagsunod. Wala ako nasayod sa bisan unsang balaod nga nag-ingon kung pila ka mga file ang gikinahanglan sa usa ka amo.
Bisan pa, adunay daghang mga balaod, ug adunay mga maayong pamaagi sa personnel alang sa kompidensyal nga empleyado sa empleyado, nga nagdumala sa sulod sa mga file sa personnel ug kinsa adunay access sa maong kasayuran.
Kini ang mga personahe nga mga file nga gigamit sa kadaghanan sa mga employer sa US. (Ang tibuok kalibutan nga mga balaod ug mga buhat mahimong magkalahi.)
- Personnel File : Kini ang nag-unang file sa empleyado nga naglangkob sa kasaysayan sa trabaho nga relasyon.
- Payroll File : Gusto nimo nga ipabilin ang usa ka linain nga file alang sa tanang mga isyu sa payroll mahitungod sa suweldo ug benepisyo.
- Employee Medical File : Ang federal Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) nagkinahanglan sa mga employer sa pagpanalipod sa mga rekord medikal nga empleyado isip kompidensyal.
- I-9 nga mga porma sa empleyado : Kinahanglan nga ipabilin ang usa ka linain nga file alang sa tanan nga empleyado (dili kada empleyado) I-9 nga mga porma tungod kay dili nimo gusto ang mga empleyado sa gobyerno, kinsa gitugutan sa pagsusi niini nga mga porma ubos sa nagkalainlaing mga kahimtang, panguna, kompidensyal nga mga empleyado sa personnel files.
Pag-abag sa empleyado sa mga Personnel Files
Ang mga empleyado gitugutan nga maka-access sa ilang empleyado nga personnel file ubos sa giya ug pagdumala sa kawani sa Human Resources. Ang kawani nga mga file sa kawani giisip nga kabtangan sa amo nga adunay responsibilidad sa pagpadayon ug pagpanalipod kanila.
Mga Panid sa Sample sa Personnel
Ang mosunod usa ka sampol nga polisiya sa file sa kawani nga gamiton sa imong kompaniya. Gihisgotan niini ang lainlaing mga file nga girekomendar ug kinsay kinahanglang adunay access sa matag file.
Sample Policy
Ang Company nagmintinar sa tulo ka mga empleyado nga file alang sa matag empleyado.
Ang usa ka personahe nga file nga gihuptan alang sa matag empleyado sa (Ang imong Company Name). Kini nga mga personahe nga mga file naglangkob sa mga kompidensyal nga mga dokumento ug gidumala ug gihuptan sa kawani sa Human Resources.
Ang access sa niini nga file limitado sa kawani sa HR ug nagtuo nga ang manager sa matag empleyado mopabilin sa iyang kaugalingon nga file uban sa mga dokumento nga may kalabutan sa trabaho sa empleyado.
Ang kasagaran nga mga dokumento sa usa ka personahe nga dula naglakip sa aplikasyon sa pagpanarbaho, usa ka porma sa pagkontak sa pamilya nga pang-emerhensiya, dokumentado nga kasaysayan sa pagdisiplina sa aksiyon, resume, handbook sa empleyado ug at-employer nga mopirma sa mga papel, kasamtangan nga personal nga impormasyon, ug mga pakisayran sa trabaho.
Dili tanan nga mga file sa personnel naglangkob sa pareho nga mga dokumento apan ang matag personnel file adunay pipila ka mga dokumento nga managsama.
Gitipigan usab ang mga file sa payroll ; Ang payroll nga mga file naglangkob sa usa ka kasaysayan sa trabaho sa empleyado, mga departamento, mga kausaban sa bayad, ug uban pa. Ang access sa payroll file limitado sa tukma nga accounting ug kawani sa HR.
Gitipigan usab ang usa ka medical file sa empleyado . Ang mga sulod sa medikal nga file wala sa bisan kinsa gawas sa gitudlo nga kawani sa Human Resources ug sa empleyado kansang mga rekord gipabilin sa file. Sa Ngalan sa Imong Kompanya), ang mga medikal nga mga file nakadawat sa labing taas nga matang sa luwas nga pagtipig ug kompidensyal.
Ang usa ka empleyado mahimong motan-aw sa iyang personahe nga file pinaagi sa pagkontak sa tawo nga kawani sa Human Resources sa panahon sa normal nga oras sa negosyo. Walay empleyado nga mahimong usbon o kuhaon ang bisan unsa nga dokumento gikan sa iyang personnel file nga kinahanglan tan-awon atubangan sa usa ka personahe sa HR staff.
Nailhan usab Ingon nga empleyado nga mga file, mga rekord sa empleyado, mga human resources files, dokumentasyon
Disclaimer - Palihug Hinumdomi:
Si Susan Heathfield naghimo sa tanan nga paningkamot aron sa paghatag sa tukmang, komon nga pagbati, maayong pamatasan sa tawhanong Tinubdan, empleyado, ug tambag sa trabahoan sa niini nga website, ug nalambigit sa gikan niini nga website, apan siya dili usa ka abogado, ug ang sulod sa site, samtang awtorisado, dili garantiya alang sa tukma ug legalidad, ug dili ipasabut nga legal nga tambag.
Ang site adunay tibuok kalibutan nga mga tumatan-aw ug ang mga balaod ug mga regulasyon sa pagpanarbaho nagkalainlain gikan sa estado ngadto sa estado ug nasud ngadto sa nasud, busa ang site dili mahimong hingpit nga tanan alang sa imong trabahoan. Kung adunay pagduhaduha, pangayo kanunay og legal nga tambag o tabang gikan sa mga kahinguhaan sa panggamhanan sa Estado, Pederal, o Internasyonal, aron masiguro ang husto nga interpretasyon ug mga desisyon nga husto. Ang impormasyon niini nga site alang lamang sa paggiya, mga ideya, ug tabang.