Sa unsang paagi nga ang mga empleyado makabaton sa paglantaw sa pagtan-aw sa ilang personahe nga file?
Tungod kay ang mga empleyado nasayud nga kini nga mga rekord anaa, sila gusto nga mag-usisa niini matag karon ug unya aron makita kung unsa ang anaa sa file.
Sa diha nga ang pagdesisyon kon unsaon paghatag sa empleyado (ug kanhi access sa empleyado) hinumduman ang bisan unsang mga balaod nga magamit sa imong negosyo.
Daghang mga estado adunay mga balaod nga nagkinahanglan sa usa ka kompaniya sa paghimo sa piho nga mga bahin sa file nga anaa sa kasamtangan ug kanhi mga empleyado. Susiha ang imong abogado sa pagpanarbaho aron maseguro nga ang imong polisiya nagsubay sa tanan nga mga balaod.
Pananglitan, ang federal nga balaod nagkinahanglan nga ang mga rekord nga may kalabutan sa mga Amerikano nga adunay mga Kapansanan nga Kapunongan nahimulag gikan sa mga rekord sa personahe. Kon ang imong kompaniya ubos sa HIPAA, siguruha nga ang pagtipig sa imong medikal nga rekord sa pagtuman sa ingon usab.
Mahimo nga adunay daghan nga kahadlok sa unsay imong gipasabut sa mga empleyado sa ilang file. Apan, hinumdomi nga bisan kon imong mahibal-an nga ang usa ka empleyado dili makaangkon ug kasayuran sa pipila ka mga kasayuran, sama sa mga reference checks, nga sa kaso sa usa ka kiha nga ang kasayuran madiskobrehan.
Busa, tudloi ang imong sungkod sa pagrekord sa mga butang sa tukma ug pagsunod sa balaod sa tanang panahon. Ang mga rekord sa empleyado dili dapit sa mga komedya o mga komedya.
Kini dili maayo sa usa ka korte sa balaod.
Ingon sa usa ka kinatibuk-an nga lagda, ang usa ka magbalantay sa ganghaan sa mga rekord nagsiguro nga ang mga pamaagi gisunod ug makanunayon. Dili nimo gusto ang usa ka manedyer sa HR nga tugutan ang mga tawo nga ibalik ang ilang mga rekord balik sa ilang mga lingkuranan samtang ang usa wala'y access bisan unsa.
Ang pag-obligar sa tanan nga makaagi sa usa ka tinubdan makatabang sa paghupot kanunay sa mga butang ug legal.
Ang mga balaod mahitungod sa mga rekord ug retensyon sa rekord ug pag-access malisod. Siguroha nga magpabilin ka sa petsa.
Ang polisa sa ubos usa ka maayong pagsugod alang sa imong negosyo , apan hinumdomi nga ang imong mga balaod sa estado ug lokal magkalahi.
Sample Employee Records Access Policy
Ang tanan nga mga empleyado, kanhi mga empleyado, ug mga representante sa mga empleyado mahimong mag-isip sa pipila nga mga sulod sa ilang mga personnel file nga adunay pahibalo nga abante ngadto sa kawani sa Human Resources. Ang mga dokumento nga may kalabutan sa mga kwalipikasyon sa empleyado alang sa suhol sama sa aplikasyon, promosyon , aksyon sa pagdisiplina , ug pagbalhin mahimong makita . Dugang pa, mahimong usbon sa empleyado ang palisiya nga mopirma sa mga porma ug mga rekord sa pagbansay.
Ang mga dokumento nga dili usisaon sa empleyado lakip ang mga reference o reference check, mga rekord sa bisan unsang imbestigasyon nga gihimo sa pagdumala, rekord sa medikal, mga dokumento nga may kalabutan sa hudisyal nga panghitabo, bisan unsang dokumento nga makalapas sa confidentiality sa laing empleyado, ug mga dokumento nga gigamit alang sa pagplano sa empleyado.
Pamaagi
Ang usa ka empleyado kinsa gusto nga magribyu sa gitugot nga mga sulod sa ilang personahe nga file kinahanglan nga mokontak sa Human Resources uban ang 24 ka oras nga pahibalo (wala'y katapusan sa semana). Ang kanhi mga empleyado, o mga tawo nga wala mahibal-an sa mga kawani sa Human Resources, kinahanglan magpakita sa pagkilala ug / o pamatuod sa pagtugot nga maka-access sa personahe nga file.
Ang mga empleyado kinahanglan nga magrepaso sa ilang mga file sa personnel sa presensya sa tawo nga kawani sa Human Resources.
Ang mga empleyado dili mahimong mawagtang gikan sa opisina sa bisan unsang bahin sa file sa personnel .
Ang empleyado mahimong mohangyo og mga kopya sa file o mga bahin sa file. Sulod sa rason, ang kawani sa Human Resources makahatag og photocopies. Alang sa daghang pagkopya, ang empleyado kinahanglan nga mobayad alang sa mga kopya.
Kon ang empleyado dili malipayon sa usa ka dokumento sa iyang personahe nga file, sa atubangan sa kawani sa Human Resources staff, ang empleyado mahimo nga mosulat sa usa ka katin-awan o klaripikasyon ug isulat kini sa dokumento nga gilantugian. Ubos sa walay mga kahimtang ang kawani sa HR o ang empleyado makausab sa aktwal nga dokumento.
Ang empleyado mahimo usab nga mohangyo nga adunay usa ka dokumento nga gikuha gikan sa personnel file. Kon ang kawani sa Human Resources miuyon, ang dokumento mahimong tangtangon.
Kon ang kawani sa Human Resources dili mouyon, ang maong butang mahimong apelar sa pamaagi nga gilatid sa Company Open Door Policy .