Giunsa (ug ngano) sa pagrekord sa mga miting sa panagtigum
Ang mga minuto kasagaran naglakip sa:
- ang mga ngalan sa mga partisipante,
- gilangkuban ang mga butang sa agenda ,
- mga desisyon nga gihimo sa mga partisipante,
- ang mga follow-up actions nga gipasalig sa mga partisipante,
- takdang petsa alang sa pagkompleto sa mga pasalig, ug
- bisan unsang mga panghitabo o mga panaghisgot nga nagkantidad sa pagdokumentar alang sa pagsusi sa umaabot o kasaysayan.
Ang sulundon nga miting sa mga minuto nagpunting sa mga desisyon nga gihimo atol sa tigum ug mga pasalig nga gihimo sa mga partisipante. Ang mga pasalig nga giubanan sa mga petsa nga angay ug bisan unsang mga detalye nga gikinahanglan alang sa usa ka gipakigbahin nga pagsabut pinaagi sa pagtagbo sa mga partisipante.
Pagpahigayon sa mga Minuto isip usa ka Dokumento sa Kasaysayan
Ingon usa ka dokumento sa kasaysayan, mapuslan usab kini sa pagdokumentar sa mga mahinungdanong mga ideya o mga panaghisgutan nga nagdala ngadto sa paghimo og desisyon. Pananglitan, pagtubag sa mga pangutana sa ulahi sa dihang usa ka miyembro sa team miingon, "unsa man ang atong gihunahuna sa dihang gipili nato kini nga tumong."
Ang epektibo nga pagtigum sa mga minuto naghisgot sa lima ka mga alternatibo nga gihisgutan sa team ug ang hinungdan nga hinungdan kung kinsa ang gipili sa ubang mga dalan nga anaa.
Ang epektibo nga pagtigum sa mga minuto alang sa tipikal nga miting sa negosyo dili kinahanglan nga magrekord sa matag panaghisgutan.
Dili usab sila kinahanglan, ug dili, ipahayag ang nagsulti kung unsa. Ni, kinahanglan ilang idokumentar kung unsa ang gisulti sa matag partisipante sa detalye. Sa pananglitan nga gihatag, usa ka epektibo nga nota nga tigdula nagsumaryo sa panaghisgut kay sa pagsulat sa matag pulong.
(Ilha nga kini nga lagda lahi alang sa uban pang mga tipo sa mga panagtigum sa mga sitwasyon sama sa legal nga aksyon, paghusay sa korte, ug uban pa.
Kini nga mga gutlo nagkinahanglan og eksakto nga rekord sa pag-istoryahanay ug pamahayag.) Apan, ang imong kasagaran nga tigum sa trabahoan wala.
Kanus-a ug Unsaon Pagpakigbahin sa Minutes
Sa tinuud, ang miting sa mga minuto gipakaylap sa pagtagbo sa mga partisipante sa elektronik nga paagi sa katapusan sa tigum. Sa paghimo niini, ang mga partisipante dali nga makamatikod sa ilang mga pasalig ug mga deadline. Kon kini dili mahimo (pananglitan, ang tala nga tigdala gusto nga limpyohan ang mga kasaypanan) ang nota nga mananakop kinahanglan magpalapnag sa miting sa mga miting sulod sa 24 oras sa tigum.
Ang mga minuto nagsilbing usa ka pahinumdom sa mga pasalig sa mga sakop sa team nga gihimo sa panahon sa miting. Gitabangan nila ang mga partisipante sa pagbalhin sa ilang mga commitment sa miting sa ilang mga kalendaryo ug paghimo sa mga lista. Sila nagsilbi nga usa ka pahinumdom sa bisan unsang butang nga kinahanglan nga makaabot sa mga partisipante sa dili pa ang sunod nga tigum.
(Kini makawagtang sa usa sa labing mahinungdanon nga mga problema sa mga panagtigum, sa kinatibuk-ang pagpahibalo sa kasayuran sa miting aron ang mga partisipante mogahin sa pagbasa sa panagtigum inay sa pagpakig-uban.) Human sa tanan, dili ang pakigsulti sa usa ka miting? Alang sa bisan unsang butang, adunay mga himan sama sa email ug Yammer.
Buot nimong usbon ang imong mga miting sa una nga miting sa sinugdanan sa sunod nga tigum aron nga ang mga tawo makasusi kanila alang sa pagkorihir ug sunod nga mga lakang.
Ang mga minuto sa panagtigum usa ka epektibo nga kontribyutor sa malampuson nga mga panagtigum kon ang mga minuto gikinahanglan nga gisulat ug giapud-apud sa tukmang panahon. Tinuod kini ilabi na kung ang usa ka team nakahimo og lig-on nga mga lagda nga nagsuporta sa kalampusan sa negosyo niini .
Giunsa Pagdumala ang mga Organisasyon sa Paghimo og mga Miting sa Miting?
Makahuluganon sa kalampusan sa miting , ang tala nga tigreklist o rekord nagtigum sa tigum alang sa mga partisipante, kasaysayan, ug mga empleyado nga kinahanglan mahibal-an kung unsa ang nahitabo sa miting. Kung wala ang kompleto nga miting sa minutos, ang palaaboton sa miting alang sa kalampusan nagkunhod.
Ang empleyado nga nagdala sa miting sa mga miting kasagaran usa ka sakop sa team ug mokuha sa mga nota samtang nag-apil sa miting. Diha sa mga miting nga may mga kalambigit nga legal o gobyerno nga mga panghitabo, mga gikinahanglan, o mga gikinahanglan sama sa mga pagdininig, nagkinahanglan sa mga miting sa mga board sa korporasyon, o mga pagtipig, usa ka tawo nga wala makig-uban ang makakuha sa mga opisyal nga mga minuto ug sa kasagaran nagrekord sa mga panghitabo.
Ang empleyado nga nagrekord sa mga gutlo kinahanglan adunay igdulungog alang sa detalye nga tukma nga magrekord. Ang empleyado kinahanglan usab nga epektibo ang multitask aron makaapil sa miting samtang magrekord sa mga minuto.
Diha sa pipila ka mga miting, ang sama nga empleyado mikuha sa mga minuto sa matag tigum. Sa uban pa, ang papel sa minilyon nga taker nga gipasa gikan sa empleyado ngadto sa empleyado. Sama sa tigpangulo nga pagpamulong , ang papel sa tigpatala nga tigpasiugda nagtukod sa pagpangulo , komunikasyon , ug epektibo nga pagtagbo sa mga kahanas sa pagpangulo
Unsa ang Mga Kinahanglanon sa Mga Miting sa Miting nga Mamatikdan nga Tigpanguha?
Ang gikinahanglan alang sa recorder o note note naglakip sa:
- Isulat sa tukmang paagi ang mga desisyon, mga pasalig ug mga mayor nga mga punto sa panaghisgutan nga gihimo sa usa ka miting.
- Isulat ang mga butang nga aksyon nga nakatagbo sa mga miembro nga nahimo sa pagbuhat uban sa gikinahanglan nga petsa nga gipangayo sa mga miyembro sa paghimo. Ang mga butang sa aksyon adunay usa ka ngalan nga gilakip, apan ang kinatibuk-an nga panaghisgutan wala mag-ingon kung kinsa ang anaa sa mga informal nga mga miting sa trabahoan.
- Ribyuha ang dagkong mga desisyon ug ang mga buluhaton o boluntaryo nga mga pasalig ug mga aksyon nga mga butang sa katapusan sa miting aron ang mga partisipante makarepaso ug magkauyon sa mga panghitabo ug mga pasalig sa dili pa mobiya sa miting.
- Ang lider sa tigum mahimo nga mangutana sa mananakop nga mag-recap sa panaghisgutan sa usa ka miting.
- Sa nagpadayon nga serye sa mga miting, ang tigpatala nga nagkinahanglan og usa ka gutlo aron sa pagrepaso sa miting sa mga minuto sa pagsugod sa sunod nga tigum. Ang mga empleyado nga nagatambong mahimong makadugang o makorihir sa bisan unsang butang nga wala sila magkauyon sa mga minuto.
- Ang pag-apud-apod sa usa ka kopya sa miting sa mga miting sulod sa 24 ka oras sa miting mao ang sumbanan nga rekomendasyon sa mga tigpasiugda sa tigum sulod sa mga katuigan. Karon, bisan pa niana, ang tigtala lagmit naggamit sa mga minuto sa usa ka elektronik nga himan sama sa usa ka laptop o iPad. Busa, ang nota nga tigpangita kinahanglan nga mag-apud-apod sa mga nota sa miting human sa usa ka dali nga pagsusi sa spelling, grammar, ug katin-aw-kasagaran sa o sulod lamang sa minutos sa miting.
Ang recorder usa ka tahas nga kinahanglang adunay usa ka tigum aron sa pagsiguro nga ang mga resulta sa usa ka miting gipahibalo ug giaghat sa mga partisipante. Kung wala ang mga nota, ang mga partisipante kinahanglan nga mosalig sa panumduman sa uban nga mga partisipante. Gigarantiya, kini dili maayo nga plano.
Ang dokumentasyon sa tala nga tigdawat sa miting gikinahanglan alang sa kalampusan sa usa ka miting, sama nga gikinahanglan ang dokumentasyon alang sa pagpalambo sa performance sa empleyado.