Ang Imong Pagpangandam Nagtino Kung Makab-ot ba Nimo ang Imong Gitinguha nga mga Resulta
Diha sa kombinasyon sa miting nga mga minuto , ang dokumentasyon nga nadawat sa mga partisipante human sa usa ka miting, ang agenda mao ang plano alang sa tigum ug ang gisugyot nga follow-up alang sa naunang panagtigum.
Kon imong maugmad ang usa ka agenda alang sa usa ka miting nga dili regular nga gikatakda, ang mosunod nga mga lakang makatabang kanimo. Sa ulahi niining artikuloha, imong makita ang usa ka template nga agenda alang sa regular nga gikatakda nga miting. Ang duha ka matang sa mga panagtigom nagpaambit sa managsama nga mga butang nga agenda apan dili parehas nga mga butang.
Pagpalambo sa usa ka Agenda sa Miting
Una, pag-ila kon gikinahanglan ba ang ubang mga empleyado aron sa pagtabang kanimo sa pagplano sa miting. Dayon, paghukom unsa ang imong gilauman nga mahimo pinaagi sa paghimo sa miting. Pagtukod og mahimo nga mga tumong alang sa imong miting . Ang mga tumong nga imong gitakda magtukod sa gambalay alang sa epektibo nga plano sa tigum . Tinoa nga wala ka magplano nga labaw pa sa makatarunganon nga makab-ot sulod sa panahon sa imong panagtigum.
Sumala sa gisulti ni Stephen Covey sa "Pito ka mga Kinaiya sa Labing Epektibo nga mga Tawo," "Sugdi ang katapusan sa hunahuna." Ang tumong sa panagtigum mao ang pagtino sa focus sa miting, sa agenda sa panagtigum, ug sa mga sumasalmot sa miting.
Ang pagtukod sa usa ka agenda mao ang paghimo sa plano alang sa miting.
Gisugdan mo ang pangunang tumong o katuyoan nga gipaningkamutan nimo nga matuman pinaagi sa paghimo sa miting. Sa higayon nga nakahukom na ang imong tumong, kinahanglan nimo nga mahibal-an kung kinahanglan nimo ang tabang sa dugang nga mga empleyado sa pagplano sa imong agenda. Kon oo, dapita sila sa pag-apil kanimo sa paghimo sa imong agenda sa panagtigum pinaagi sa email o teksto aron dili makahimo sa dugang nga miting.
Mga Desisyon nga Mahimo Samtang Gipalambo ang Agenda sa Imong Miting
Human sa pagtino sa imong kinatibuk-an nga tumong, ikaw, o ang imong team, kinahanglan nga mohimo sa mosunod nga mga desisyon. Dugang sa katuyoan o tumong sa miting, ang matag usa niini nga mga butang makita sa agenda sa miting.
- Gikinahanglan ang mga partisipante alang sa aktwal nga miting,
- Ang mga butang nga nagkinahanglan og panaghisgot o aksyon nga modala ngadto sa katumanan sa tumong o katuyoan,
- Ang gidaghanon sa oras nga imong gipaabut nga grupo kinahanglan alang sa panaghisgutan sa matag butang,
- Usa ka petsa ug panahon alang sa tigum,
- Usa ka angay nga lokasyon, nga maghimo sa tanan nga mga partisipante nga komportable, alang sa miting,
- Pag-pre-trabaho alang sa miting. Kini maglakip sa bisan unsang pagbasa, dokumentasyon , datos, pagtagbo sa mga minuto gikan sa una nga miting, o bisan unsang pag-andam nga maghimo sa imong miting nga malampuson. Kini nga pag-andam kinahanglan nga gilakip sa pahibalo ug agenda sa panagtagbo kung imong ipanghatag kini ngadto sa mga partisipante.
Agi og dugang sa mga nahisgutan nga desisyon nga mga butang, ang mga sumbanan sa tiggamit sa standard meeting kinahanglan maglakip:
- Ribyuha ang katuyoan, agenda, ug gilauman nga mga resulta ug produkto.
- Ribyuha ang mga minuto sa una nga miting.
- Ribyuha ang pag-uswag sa mga partisipante sa mga pasalig ug mga butang nga aksyon nga gihimo sa wala pa miting.
- Kinahanglan nga usbon sa nota o tigpangulo ang mga pasalig nga gihimo sa mga sumasalmot sa panahon sa kasamtangan nga miting ingon nga katapusang butang nga agenda.
Paghukom Kinsa Kinahanglan nga Moapil sa Pagtuman sa Imong Miting sa Miting
Sa higayon nga nakahukom ka nga ang usa ka miting gikinahanglan aron matuman ang imong tumong, kinahanglan nimo mapalambo ang listahan sa mga partisipante.
Dili ang tanan nga empleyado mahimo o kinahanglan nga moapil sa matag miting, apan ang pagdapit sa husto nga mga sumasalmot makapauswag sa imong kalagmitan sa kalampusan.
Unsaon Pagkilala sa mga Partisipante nga Kinahanglan nga Paghuman sa Agenda sa Imong Miting
Tinoa ang imong mga sumasalmot sa bisan usa ka higayon o hamubong serye sa mga miting o alang sa regular nga gikatakda o padayon nga panagtigum pinaagi sa pagpangutana sa imong mga kaugalingon sama sa mosunod.
- Kinsa ang kinahanglan nga makaangkon sa solusyon nga gipalambo sa grupo?
- Kinsa ang nanag-iya sa proseso nga gihisgutan sa grupo?
- Kinsay kinahanglan nga mahibalo sa impormasyon nga imong giapod-apod?
- Kinsa ang makahatag sa kasayuran ug mga kamatuoran aron makagiya sa paghimog desisyon?
- Kinsa ang kasinatian o kahanas nga ipaambit sa grupo?
- Kinsa ang kinahanglan nga mosuporta sa pagpatuman sa bisan unsang mga solusyon o mga buluhaton?
- Kinsa ang kinahanglan mohatag og pagtugot o mga kapanguhaan aron matuman ang resulta sa miting?
- Kinsa ang makasupak sa pagpatuman sa bisan unsang mga solusyon o direksyon?
Nagkinahanglan Ka ba og Agenda sa Miting alang sa Regular nga Gitakda nga mga Tigum?
Dili tanan nga mga miting nagkinahanglan sa usa ka batasan nga gipangunahan agenda. Kadaghanan sa mga empleyado kanunay nga nag-iskedyul sa mga miting alang sa ilang mga departamento o workgroup. Aduna ka usab mga grupo ug mga proyekto nga imong giapilan.
Ang usa ka nagpadayon nga proyekto dili kinahanglan nga usa ka bag-o nga gimugna nga agenda alang sa matag miting, apan ang imong team mahimo nga maayo nga pag-alagad pinaagi sa pagsagop sa usa ka sumbanan nga pamaagi sa imong miting.
Ang regular nga gikatakda nga miting sa empleyado gibahin ngadto sa tulo ka mga bahin diin ang matag usa adunay mga standard agenda item: Informational Items, Action Items, ug Forward Planning.
Mga Bahin sa Usa ka Agenda sa Miting alang sa Regular nga Gitakda nga mga Miting
Mga Informational Items
Isulat ang bisan unsang agenda nga mga butang nga impormasyon alang sa matag miting. Pananglitan, gi-update sa manedyer ang grupo sa resulta sa tigum sa senior management.
Mga Butang nga Aksyon
Ibutang sa agenda ang bisan unsa nga mga butang nga imong gipaabut nga ang grupo gusto nga moribyu sa matag regular nga gikatakda nga miting. Pananglitan, ang performance sa badyet alang sa yugto sa panahon ug ang pag-ila sa mga savings nga pundo ug padayon nga mga kalamboan nga plano sa grupo nga makab-ot.
Pagpadayon sa Pagplano
Ibutang sa agenda ang bisan unsa nga mga butang nga gusto sa grupo nga magplano o mag-andam alang sa daan. Pananglitan, ang hamubo nga mga tumong alang sa sunod nga bulan o ang panginahanglan sa tabang sa kauban sa trabaho sa umaabot nga mga buluhaton.
Kon sundon nimo kini nga mga sumbanan sa dihang imong mapalambo ang imong agenda sa panagtigum, imong gipadako ang posibilidad nga ang imong miting makahatag og mga resulta.
Sample Meeting Agenda alang sa Regular nga Gitakda nga Miting
Gamita kini nga panig-ingnan nga hilisgutan alang sa usa ka regular nga gikatakda nga tigum aron sa pagsiguro nga ang imong panagtigum magahatag sa mga resulta nga imong gipangita
- Pag-init ug pagtimbaya. Tagda ang usa ka mubo nga icebreaker depende kung unsa ka sagad ang grupo magtigum.
- Ribyuha ang katuyoan, agenda, ug gilauman nga mga resulta ug produkto.
- Ribyuha ang mga minuto sa una nga miting.
- Paghatag og tukma nga kasayuran sa departamento ug kompaniya nga gikinahanglan sa team.
- Susiha ang pag-uswag sa mga butang nga aksyon, plano sa aksyon, ug mga pasalig. Susiha ang pag-uswag sa grupo sa mga tumong
- Paghisgot ug paghimo og mga desisyon mahitungod sa mga butang sa agenda alang niini nga miting.
- Ilha ang sunod nga mga lakang.
- Ilha ang katuyoan, resulta, ug adyenda alang sa sunod nga tigum.
- Sa katapusan sa miting, ang tighatag sa tigpaminaw kinahanglan nga magribyu sa mga pasalig nga gihimo sa mga tawo atol sa miting.
- Pag-ila sa bisan unsang tabang nga gikinahanglan gikan sa mga tawo nga wala sa grupo ug pagtudlo sa mga partisipante aron makontak.
- Tinoa kung kinsa ang gawas sa mga partisipante sa miting kinahanglan nga mahibal-an unsa ug paghukom unsaon nimo pagtuman ang komunikasyon.
- Ipadala ang mga minuto sa sulod sa 24 oras sa tigum o diha-diha dayon kung ang nota nga mananakop mikuha sa mga nota sa elektronik nga paagi (naandan).
Dugang nga Kaugalingon sa Paghupot sa Epektibo nga mga Tigum