Unsaon Pagplano sa Miting sa Kompanya

Usa ka Sample nga Plano sa Tulunghaan sa Pagpangulo sa Kompanya aron Makasugod Ka

Pahalipay! Ang imong kompaniya magpahigayon og usa ka tigum alang sa grupo sa mga empleyado nga gipili gikan sa tanang ang-ang sa kompaniya. Ang CEO naghatag kanimo sa responsibilidad sa Project Manager alang sa maong kalihokan. Kini nga mga tip ug sampol nga plano sa proyekto nagpakita sa usa ka paagi nga ang usa ka Project Manager makahimo sa pagduol sa pagtukod sa plano sa proyekto alang sa usa ka tigum sa kompaniya o susamang komplikadong proyekto.

Pagplano una sa Proyekto

Ang imong unang lakang mao ang pagplano sa plano.

Magsugod ka pinaagi sa paghisgot sa panghitabo uban sa mga nalambigit. Kung nahimo kini sa miaging tuig, unsa ang nahitabo sa husto? Unsay nahitabo? Kinsa ang nagdumala sa proyekto ug kini ba makatabang kanimo sa paglikay sa mga kakuyaw niining tuiga? Tungod kay ang CEO naghatag sa proyekto alang kanimo, unsay gusto niya gikan sa maong kalihukan? Kanus-a kini mahitabo? Diin? Unsa ang badyet?

Pagpundok kutob sa imong mahimo. Mao kini ang kalabera diin imong gitukod ang plano sa proyekto.

Pagtukod sa Team

Unsa ang laing mga kapanguhaan nga imong kinahanglan aron mahimo kining proyekto nga malampuson? Aduna bay mga tawo sa ubang mga departamento nga makatabang kanimo nga magmalampuson kini nga panghitabo? Unsa ang kinahanglan nimo nga buhaton aron makatabang didto? Mahimo ka ba nga mangutana o kinahanglan nimo nga makakuha og pormal nga pagtugot gikan sa ilang boss? Pila ka oras ang imong gikinahanglan gikan kanila? Unsang espesipikong mga kahanas ang imong gikinahanglan aron mahatag? Aduna bay lain nga makahatag niana nga kahanas kung ang tawo nga imong gusto dili magamit?

Tungod kay kini usa ka komprehensibo nga miting sa kompaniya, unsaon pagtabang sa HR?

Nagkinahanglan ka ba og tabang gikan sa Departamento sa Mga Pasilidad? Unsa ang mahitungod sa Marketing Department? Nagkinahanglan ka ba ug tabang sa maong dapit?

Pagplano sa Agenda

Sa dihang nahibal-an nimo kung unsa ka dugay ang panagtigum, ikaw magsugod sa pagpuno sa mga time block. Kinahanglan ba nimo ang pangbukas nga mamumulong? Kinsa kini? Mahimo ba nimo nga tiponon ang mga nanambong o puohon ba nimo kini ngadto sa ginagmay nga mga grupo alang sa usa ka bahin sa programa?

Pila pa ka laing mga speaker ang imong gikinahanglan? Sin-o ang magapasadya sa mas magagmay nga mga sesyon kon mag-untat ka?

Ang kahigayonan ba adunay labaw pa kay sa usa ka adlaw? Unsaon nimo pagsirado ang usa ka adlaw? Unsaon nimo pag-ablihan sa Duha ka Adlaw?

Unsaon nimo pagbungkag sa katapusan? Kinahanglan ba nimo ang panapos nga sinultihan? Unsaon nimo pagdumala ang mga logistics sa mga tawo nga nagsusi sa hotel kung nag-book ka?

Pangitaa ang Luna

Susiha kon pila ka mga tawo ang moabut. Unya tinoa kon unsa ka dako ang usa ka luna nga imong gikinahanglan. Asa man ang hitabo nga ipahigayon? Aduna bay luna sa opisina sa korporasyon o nagkinahanglan ka ba og dako nga lugar? Buot ba sa CEO nga ang meeting gihimo nga off-site aron ang mga tawo maka-concentrate, o gusto niya nga kini gipahigayon sa opisina aron mamenosan ang gasto?

Kinsa nga mga kabtangan sa imong lugar ang makahatag sa luna nga imong gikinahanglan? Ang usa ba ka hotel duol sa airport usa ka maayong pagpili aron sa pagpaminos sa oras sa pagbiyahe alang sa mga tawo nga moabut gikan sa gawas sa lungsod o kinahanglan ba nga makakita ka og usa ka butang gikan sa lungsod nga mas hilom?

Unsa ang gisangon sa nagkalainlaing mga lugar alang sa ilang mga pasilidad? Unsa ang ilang gilakip ug unsa ang imong gikinahanglan sa pagpalit ug pagdala? Ihatag ba nila ang usa ka tawo alang kanimo sa pagtrabaho uban sa? Unsa ang ilang palisiya mahitungod sa materyal ug mga tawo gikan sa gawas?

Kuhaa Kini

Sa pagtigum sa mga tubag sa labing menos sa kadaghanan sa mga pangutana, mahimo nimong sugdan ang paghiusa sa plano sa proyekto.

Hinumdomi nga ang gipakita nato dinhi mao ang lista sa mga buluhaton sa proyekto, ang pagkaguba sa work structure (WBS) lamang. Kini wala maglakip sa bisan asa sa mga dependency tali sa mga buluhaton o mga timeline. Kadtong idugang sa ulahi.

Sample Project Plan sa Miting

Sa Unsaon Pagplano sa usa ka Proyekto gamit ang Basic Tools sa Project Management , among gihisgutan ang panghunahuna luyo sa pagplano sa proyekto ug paggamit sa mga kahanas sa pagdumala sa proyekto sa panahon sa proseso sa pagplano. Ania kung giunsa nga ang usa ka proyekto nga plano sa pagtrabaho sa breakdown structure (WBS) mahimong mangita alang sa usa ka proyekto sa pagplano sa usa ka tigum sa kompaniya:

1. Pagplano una sa Proyekto

1. Tinoa ang badyet
2. Hisguti uban sa CEO aron makatukod og mga tumong sa proyekto
3. Pakig-uban sa miaging Project Manager (PM) alang sa mga tip
4. Tinoa ang lista sa stakeholder
5. Pakigkita ang mga stakeholder alang sa input.
6. Pagtukod sa gipili nga petsa alang sa panghitabo
7. Tinoa kung pila ang mga speaker / presenter ang gikinahanglan

1. Tinoa kung pila ka mga kawani sa suporta ang gikinahanglan
2. Tinoa kon pila ka mga empleyado ang motambong
3. Ilista ang posible nga mga dapit alang sa panghitabo

2. Pagtukod sa Project Team

1. Kuhaa gikan sa Marketing
2. Get rep gikan sa HR
3. Tan-awa kung ang Pagpamalit magtakda og usa ka tawo nga makatabang
4. Hangyoa si Susan sa pagdumala sa tanang detalye sa mga mamumulong
5. Kuhaa gikan sa mga Pasilidad
6. Pag-eskedyul sa pagtigum sa proyekto sa tigum sa tigum

3. Pagpalambo sa Agenda

3a nga Adlaw sa Plano

1. Pagsugod sa pagsugod
2. Paghimo og oras, paghan-ay og lugar ug pag-empleyo alang sa pagrehistro
3. Ibutang ang gitas-on sa session sa buntag
4. Ibutang ang gitas-on sa mga pakigpulong
5. Tukma ang gidaghanon sa mga mamumulong nga gikinahanglan alang sa sesyon sa buntag
6. Pag-recruit sa mga mamumulong
7. Pagplano sa break sa buntag sa buntag (oras ug gitas-on)
8. Pag-adjust sa kahayahay sa conference room atol sa break (tubig, basura, ug uban pa)
9. Pagplano sa paniudto sa paniudto (oras, gitas-on, lokasyon, menu, kinsa nagbayad)
10. Pagplano sa sesyon sa hapon (gitas-on, numero sa mga mamumulong)
11. Pagreport sa mga mamumulong sa hapon
12. Pagplano sa Adlaw sa Usa ka Adlaw (panahon, kinsa, gitas-on)

3b Duha ka Plano sa Adlaw

1. Pagsugod sa pagsugod
2. Ibutang ang gitas-on sa session sa buntag
3. Tukma ang gidaghanon sa mga mamumulong nga gikinahanglan alang sa sesyon sa buntag
4. Pag-recruit sa mga mamumulong
5. Pagplano sa break sa buntag sa buntag (oras ug gitas-on)
6. Pag-adjust sa kahayahay sa conference room atol sa break (tubig, basura, ug uban pa)
7. Pagplano sa paniudto sa paniudto (oras, gitas-on, lokasyon, menu, kinsa nagbayad)
8. Pagplano sa sesyon sa hapon (gitas-on, numero sa mga mamumulong)
9. Pagreport sa mga mamumulong sa hapon
10. Pagplano sa Panapos nga Sinultian (oras, kinsa, gitas-on)
11. Ipahigayon ang pag-check-out sa hotel

4. Pagplano sa Luna

1. Tinoa ang gidaghanon sa mga nanambong
2. Pagplano sa paghan-ay sa lingkoranan
3. Tukma ang gikinahanglan nga luna
4. Pag-usisa sa mga lugar nga magamit nga may gidaghanon nga luna (mga kantidad, lokasyon, serbisyo nga gilakip)
5. Pag-ihap sa gidaghanon sa mga tigpamulong sa matag adlaw ug total
6. Tinoa ang gidaghanon ug klase nga gikinahanglan nga suporta sa mga kawani
7. Hibal-i kon pila ka mga bisita / mamumulong / kawani ang magkinahanglan og mga lawak
8. Pakigsabut sa mga gasto ug mga petsa uban sa mga lugar nga anaa
9. Kontrata sa pagpirma sa pinili nga lokasyon

5. Pagmantala sa Hitabo

1. Tapusa ang tanan nga mga detalye sa lokasyon sa panghitabo
2. Siguroha nga ang mga nanambong gipahibalo
3. Hibaw-i ang tanan nga mga mamumulong sa hilisgutan ug oras sa pagpresentar / adlaw
4. Ipahibalo ang tanan nga kawani sa suporta sa mga katungdanan ug pagbalhin
5. Pagkuha sa mga RSVP gikan sa mga nanambong
6. Hibaw-i ang mga gipaadto nga kapuli kon gikinahanglan

6. Pagsunod

1. Pagbaton og mga sinultian gikan sa tanan nga mga mamumulong
2. Ribyuha ang katapusang mga pakigpulong
3. Pagkuha og mga name tag alang sa tanan nga mga nanambong, mamumulong, kawani
4. Pagpalit sa bisan unsa nga mga materyales ug mga gasa alang sa mga nanambong
5. Pagdugang pag-usab sa dapit sa panghitabo

7. Pag-usisa ug Rate

1. Ipadala ang survey sa katagbawan sa tanang nanambong
2. Ipadala ang surbey sa pagsusi sa tanang mamumulong
3. Ipadala ang salamat sa tanang mamumulong ug kawani
4. Himoa nga usa ka panagtigum uban sa project team

Dugang nga Pagplano

Ang proyekto nga plano sa work breakdown structure (WBS) sa ibabaw nagpakita sa usa ka sample alang sa pagplano sa usa ka tigum sa kompaniya. Usa kini ka outline. Ang proyekto nga grupo kinahanglan pa nga magtrabaho sa mga butang ug magpalapad sa daghan niini. Dugang pa, gikinahanglan nila ang pagtrabaho sa panahon nga gikinahanglan alang sa matag buluhaton, ang kahinungdanon sa mga buluhaton ug mga inter-relasyon / dependensya tali sa mga buluhaton.