Unsaon sa pagpangita sa importante nga mga rekord sa madali ug sayon
Ang higayon nga imong gihunahuna ang mahitungod sa imong importanteng mga dokumento mao ang kung gikinahanglan nimo kini. Ug, sa kasagaran, dili nimo makita kini kung gikinahanglan nimo kini tungod kay wala ka'y organisado ug sentralisadong sistema sa pagtipig sa imong importanteng mga dokumento ug / o sa katapusang panahon nga gikinahanglan nimo kini, imo lamang gipabalik kini ngadto sa dagat sa mga papel sa imong opisina sa balay imbis ibutang kini balik diin kini gipanag-iya.
Ang pamilyar nga tingog?
Uban sa tanan nimong mga importanteng papel nga mikaylap sa tibuok imong balay, nag-usik ka sa daghang oras ug kusog nga pagpangita kanila. Mahilig ka usab nga mawad-an sa pipila niini. Apan uban sa pipila ka yano nga mga lakang, mahimo nimong organisahon ang imong importanteng papel nga mga dokumento sa usa ka oras niining katapusan nga semana!
Kinahanglan nimo ang usa ka gamay nga two-drawer filing cabinet o usa ka portable hanging box box, multi-colored hanging files (6 different colors), manila third-cut top-tab folder, ug fireproof safe (optional). O mahimo ka nga mopalit sa usa ka dako nga binder ug pagsulod sa tab. Sa higayon nga nakuha nimo ang mga butang ania ang unom ka lakang nga imong sundon aron maorganisar ang imong papeles.
Lakang Usa: Tigumon ang tanan nimo nga mga dokumento
Sa dili ka maka-organisar sa tanan nimong importanteng mga dokumento, kinahanglan nimo kining makita. Usahay kini mas sayon buhaton kaysa buhaton.
Susiha ang imong opisina sa balay sama sa mga hunos ug mga papel nga gibutang sa imong lamesa o lamesa. Susiha ang mga pundok sa papel nga nagkatag sa imong countertops sa kusina ingon man mga kitchen drawer ug mga basket.
Tan-awa ang imong lawak nga higdaanan ug gabantay (mahimo nimo nga biyaan sila didto sa buntag sa buntag ug nalimtan kini). Sa katapusan, apan dili labing menos, susiha ang imong pitaka o briefcase alang sa mga mahinungdanong dokumento nga wala nimo tuyoa nga nagdala (opps).
Ikaduhang Lakang: I-klasify ang imong mga dokumento
Ang labing importante nga mga dokumento nahulog sa usa sa mosunod nga unom ka mga kategoriya.
Isama ang tanan sa imong gipundok nga mga dokumento ingon sa mosunod:
- Mga rekord sa balay ug kabtangan - mga pangutang, kabtangan sa kabtangan, mga proyektong pagpaayo sa balay ug mga resibo, mga manwal sa appliance ug mga garantiya, impormasyon sa buhis sa kabtangan, mga polisiya sa home insurance ug mga manwal
- Mga rekord sa awto - mga titulo, mga rekord sa pagmintinar, mga polisiya ug impormasyon sa insurance, impormasyon sa pahulam ug mga rekord sa pagbayad
- Mga rekord sa panglawas - mga polisiya sa seguro, mga manwal sa benepisyo sa seguro sa panglawas, pagpatin-aw sa mga benepisyo sa medikal, mga bayranan sa doktor, listahan sa reseta, impormasyon sa paggasto nga flexible, mga medikal nga resibo, mga medikal nga mando, mga polisiya sa seguro sa kinabuhi
- Mga rekord sa pinansyal - mga pahayag sa bangko, mga tax returns, mga dokumento sa pagbuhin sa buhis, rekord sa pamuhunan, mga rekord sa utang, mga pahayag sa credit card
- Mga rekord sa elektroniko - mga kontrata sa cellphone ug mga manwal; sales receipts ug garantiya alang sa mga kompyuter, laptops, ug iPads; cable ug mga plano sa Internet ug mga bayranan; wireless router sales resibo ug manwal
- Ang mga personal nga rekord - mga sertipiko sa pagkatawo, sertipiko sa kaminyoon, sertipiko sa diborsiyo, papeles sa pagbantay, impormasyon sa seguridad sa katilingban, rekord sa imunisasyon, pasaporte, rekord sa serbisyo sa militar, rekord sa bunyag ug kumpirmasyon, mga gusto, plano sa paglubong ug impormasyon sa lubnganan. Kung adunay mga binuhi, mahimo usab nga i-apil ang ilang mga importanteng dokumento sama sa beterinaryo ug bakuna nga impormasyon niini nga kategoriya.
Ikatulo nga lakang: Pangitaa ang imong mahinungdanong mga dokumento
Kadaghanan sa imong importanteng mga dokumento mahimong tipigan sa usa ka regular nga kabinet sa pag-file o portable hanging box box. Adunay pipila, bisan pa niana, nga kinahanglan gayud nga tipigan sa usa ka dili masunog nga luwas o offsite nga kapilian nga kapilian sama sa safety deposit box.
Ang mahinungdanon nga mga dokumento mao ang mga dokumento nga lisud kaayo o pag-usik sa panahon aron mapulihan. Mahimo kini nga adunay sensitibo nga personal nga kasayuran nga mahimong ikompromiso kung adunay break-in o robbery. Sa panghitabo, ang imong balay nalaglag pinaagi sa kalayo o baha nga imong gusto nga kining mga mahinungdanong mga dokumento magpabilin nga wala'y pulos.
Alang sa kadaghanan nga mga tawo, ang mosunod nga mga dokumento isipon nga mahinungdanon: impormasyon sa social security, sertipiko sa pagkatawo, mga polisiya sa insyurans uban sa impormasyon sa pagkontak sa imong ahente, kabubut-on, kabtangan sa pagpanag-iya, mga titulo sa sakyanan, imong pasaporte ug bisan unsang kontrata o kasabutan nga nagkinahanglan sa imong orihinal nga pirma.
Himoa ang usa ka master list sa tanan nga mahinungdanon nga mga dokumento nga imong ibutang sa imong luwas nga luwas o sa usa ka opsyon sa pagtipig sa offsite.
Ika-upat nga Lakang: Dobleha ang imong pitaka
Kadaghanan kanato nagdala og mahinungdanon nga kasayuran sa atong mga wallet matag adlaw. Nahibal-an ba nimo ang tanan nga anaa sa imong pitaka? Unsa ang imong buhaton kon ang imong pitaka nawala o gikawat?
Paghimo kopya sa imong lisensya sa pagdala, donor card, health insurance card (s), membership cards sama sa gym grocery store loyalty cards, warehouse clubs, ug, labing importante, tanan nga credit ug debit cards (kopya sa atubangan ug likod). Hupti kining mga kopya sa uban pang importanteng papel nga mga dokumento:
Lima ka lakang: Paghimo og simple nga sistema sa pag-file
Ang mas simple nga sistema sa pag-file, mas lagmit nga gamiton nimo kini sa makanunayon nga basehan. Dad-a ang matag kategoriya sa importante nga dokumento ug ibutang kini nga usa ka kolor nga gibitay nga file:
- Mga Rekord sa Balay ug Ari-arian
- Auto Records
- Mga Rekord sa Panglawas
- Mga Rekord sa Panalapi
- Mga Rekord sa Elektronik
- Personal nga mga Rekord
Idugang ang angay nga gidaghanon sa nagbitay nga mga file ngadto sa imong sistema sa pag-file alang sa gidaghanon sa mga dokumento nga anaa kanimo sa matag kategoriya.
Gamita ang manila mga folder ug paghimo og usa ka folder alang sa matag indibidwal nga dokumento sulod sa matag kategoriya. Ibutang ang mga folder sa tukmang kolor nga bahin sa pagbitay sa file.
Kung gipalit nimo ang usa ka dako nga tulo ka singsing nga panit ug tab insert, isulat ang mga tab nga may mga rekord sa ibabaw nga rekord, ang lubi sa papel mag-punch sa tanan nga mga dokumento ug organisahon sila. Kung ang mga papeles dili papel nga lungag nga punched, papel nga lungag punch sa usa ka folder ug ibutang ang mga dokumento sa folder.
Karon, kung ang mga papeles dili lang imong butang mahimo nga usa ka higayon nga libre alang kanimo. Mahimo nimo ma-scan ang tanan nga mga dokumento, luwas sila sa usa ka malisud nga pagdrayb, ug dayon guntinga kini tanan. Apan gamita ang imong kaugalingon nga pagkabuotan ingon nga ang pipila ka mga papeles mas maayong ibilin nga maluwas. Gamita ang imong pinakamaayo nga paghukom.
Nagpadayon nga Maintenance
Karon nga ang imong importanteng mga papeles giorganisar, hupti kini nga organisado. Kada bulan sa imong pagbayad sa imong mga bayranan, mag-file sa bisan unsang bag-ong mga dokumento sa angay nga seksyon sa imong sistema sa pagpasaka. Sa samang higayon, pangitaa ang bisan unsang mga dokumento nga imong gikuha gikan sa sistema sa panahon sa bulan nga tingali wala pa sa sistema sa pagpasaka. Re-file kini. Labing menos kaduha sa usa ka tuig, repasoha ang mga dokumento sa imong sistema sa pagsumitir aron masuta kung adunay bisan kinsa nga mahimong maputli. Ang usa ka maayong eskedyul nga sundon mao ang una sa tuig ug sa katapusan sa matag tuig sa pagtungha.
Uban sa usa ka gamay nga pagpaningkamot, mahimo ka mag-ani og mga long-term nga mga benepisyo pinaagi sa pag-organisar sa imong importanteng papel nga mga dokumento.
Gi-edit ni Elizabeth McGrory.