Ang pag-input sa datos niini nga mga panahon, nga kasagaran sa mga kawani sa departamento sa paglalang , nag-log sa mga oras nga gigahin sa matag bahin sa proyekto.
Kana wala lamang nagpasabut sa pagmugna sa kampanya, apan ang inisyal nga briefing , ang presentasyon sa kliyente, ug bisan ang panahon nga gigahin sa mga shoots ug production studios. Pinaagi lamang sa paghatag og usa ka tin-aw nga hulagway sa paagi nga gigugol sa panahon nga ang usa ka ahensya mahimo nga epektibo nga makahupot sa buluhaton sa trabaho, sa pag-ayuda sa kliyente sa pagbayad, ug sa paagi nga gigahin ang oras tali sa mga team.
Ang Timesheet sa Kasabutan
Sa unang mga adlaw sa pag-anunsiyo, sama sa daghan nga mga buluhaton nianang panahon, ang panahon gitala sa kamut sa papel gamit ang mga pen ug mga lapis (ug daghang pagpapas). Niining mga adlawa, ang panahon gisulod sa computer o usa ka tablet gamit ang usa ka sopistikado nga piraso sa software nga makadani sa mga taho sa tanang matang. Kadaghanan sa mga tindahan adunay usa ka susama kaayo nga template nga naglakip sa:
- Ang numero sa trabaho
- Ang kliyente
- Ang buluhaton nga anaa
- Bisan kinsa ug ang tanan nga gitudlo nga kawani
- Ang petsa ug gidaghanon sa mga oras nagtrabaho
- Ang bili kada oras
- Pag-obra
Sa pagsugod sa usa ka proyekto alang sa usa ka kliyente, ang tagdumala sa account o tigdumala sa trapiko magbukas sa numero sa trabaho ug magsugod sa pagbantay sa mga oras.
Kasagaran kini motakdo sa proposal o bid nga gihatag sa kliyente, ug pagabungkag sa mga oras nga gigugol labi na sa: research, pagplano ug estratehiya, pagpalambo sa paglalang , produksyon ug pagdumala sa proyekto.
Kon ang tanan moadto sa plano, ang aktwal nga oras nga gigahin sa proyekto magkauyon gayud sa pagbanabana, apan kasagaran dili mao.
Ang pag-uswag sa kinaugalingon kasagarang mokaon sa dugang nga panahon kay sa bisan unsang bahin sa proseso, tungod sa usa ka pagbag-o sa direksyon, feedback sa kliyente, o ang kawalay katakos sa pagliki sa mubo. Mahimo kini nga usa ka punto sa panagbingkil sa kliyente tungod kay dili sila gusto nga mogasto og daghan nga sobra nga salapi sa panahon sa paglalang tungod kay ang creative department naglisud sa pag-ila sa solusyon.
Apan, ang time-sheet kinahanglan gayud nga hulipan sa husto aron masubay ang panahon ug ipakita ang kliyente kon giunsa paggasto ang kwarta, ug kung giunsa gipalihok ang ahensya. Kini usa ka maayong paagi sa pagsusi kung ang pipila ka mga proyekto hilabihan ka kusganon sa pagtrabaho aron makaganansiya, o kung ang uban dako kaayo og suweldo ingon nga angay ang pagpamuhunan sa kliyente alang sa dugang nga trabaho. Ug sa laktod, mao kana ang papel sa timeheet.
Ang mga Pros of Timesheets
Mao kini ang hinungdan nga ang mga timeheets mao ang dugo sa bisan unsang kabubut-on:
- Money - Timesheets nagpakita sa usa ka ahensya (bisan diha sa balay) kon pila ka oras ang natala alang sa matag bahin sa matag kampanya. Sayon dayon ang pagtan-aw kon ang tigbayad sa kliyente angay kini, o kung kini ang panahon nga ibutang ang kliyente sa usa ka progra-sa-proyekto nga basehan. Uban sa usa ka in-house nga ahensya, kanang panahona dili direktang magdala ngadto sa billings, apan kini nagpakita sa pagdumala kon unsa ka epektibo ang paggamit niini sa panahon sa creative department. Kung nadiskobrehan nga naggasto sila og 90% sa ilang panahon sa usa lamang ka aspeto sa negosyo, nga makamugna og pipila nga mga pulang bandila.
- Transparency - Kon ang mga timeheets nahimo sa husto, sayon nga makita kung diin ang mga butang nga nagtrabaho sa hapsay nga paagi, ug diin ang mga bottlenecks o mga kakuhaanan nga nagakamang. Ngano nga ang usa ka copywriter nga naggugol sa tunga sa panahon sa usa ka kliyente kay sa lain? Ug kung dugang nga mga creatives ang gikinahanglan, ang usa ka dali nga pagtan-aw sa timeheet makakita kon ang departamento sobra ang trabaho.
- Ang pasalig ug pagkamay-tulubagon - Ang kadaghanan sa mga kliyente nagpaabut sa pipila ka mga oras nga igahin sa usa ka proyekto. Kon dili sila motuo nga ang husto nga gidaghanon sa paningkamot gibutang sa usa ka trabaho, ang mga timeheets makahatag sa kasayuran sa pag-ingon sa laing paagi. Kini usa usab ka paagi sa pagpakita sa pipila ka mga kliyente kon unsa ka dako ang bili nga ilang makuha gikan sa kabubut-on.
- Pag-analisar - Ang nangaging pasundayag sa kasagaran usa ka maayo nga timailhan sa umaabut. Kung ang usa ka kliyente ang nagsuso sa kinabuhi gikan sa kabubut-on ug naghimo niini nga impyerno sa tanan, ang datos gikan sa mga timeheets mahimong magpakita kung kini angayan nga paghupot nianang kliyente sa palibot, o kung kini ang panahon sa pagpalayo kanila. Sa pikas nga bahin sa equation, kini mahimong magpakita sa usa ka ahensya sa ganansya sa pipila nga mga kliyente, nga nagkinahanglan sa gamay nga buhat sa paningkamot ug paningkamot, apan ang kinadak-ang pagbalik sa puhunan.
Ang Pagkadaotan sa mga Timesheets
Uban sa tanan nga dugang nga mga punto, unsa ang problema? Buweno, adunay usa ka rason nga ang mga timeheets sa kalibutan gikasilagan sa hapit tanan gawas sa numero nga mga cruncher sa kabubut-on:
- Panahon - Daghang mga tawo sa mga ahensya, ilabi na sa mga departamento sa paglalang, dili gusto nga ihalad ang bisan unsang panahon sa pagdumala. Ingon nga usa ka mamugnaon, kini mahimong makadaut sa pagbiya gikan sa usa ka dakung creative brainstorm aron pun-on ang mga oras. Daghang mga manedyer sa account adunay susama nga mga problema. Kini dili maayo, apan ang panahon alang sa mga timeheets panagsa ra nga gigahin.
- Mga sayup - Kini direkta nga nag-una sa unang punto. Daghang mga creatives mobiya sa mga timeheets hangtud sa katapusan nga minuto sa wala pa ang katapusan sa bulan nga billing report. Ug kini nagpasabot nga ang katukma sa usa ka timeheet maggikan sa maayo nga paagi ngadto sa makalilisang. Lisud mahinumduman kung pila ka minutos nga imong gigugol sa usa ka trabaho duha ka semana ang milabay, mao nga kini sagad usa ka panagsabut. Kung ang mga timeheets tanan nahibal-an, kini makapahimo kanila nga halos walay kapuslanan.
- Kabus nga Pagtutok - Ang panahon dili usa ka talagsaon nga timailhan sa labing maayo nga advertising. Ang usa ka tindahan mahimong mogugol og 40 ka oras ug dili makahatag og bisan unsa nga butang sa nota, ang usa mahimo nga magtrabaho 10 ug maghimo og usa ka obra maestra. Ang mga timeheets wala magrekord sa kalidad sa panghunahuna, mao lamang ang oras nga gigugol sa pagbuhat niini.
Ang Kaugmaon sa mga Timesheets
Ang mga timeheets ania aron magpabilin, ug kini kinahanglan nga buhaton sa kamut. Ang automated time tracking dili molihok, tungod kay kini nagkinahanglan sa manwal nga pagsugod ug paghunong. Kon malimot ka sa pagsugod sa orasan, mawad-an ka og oras. Kalimti ang paghunong niini ug ang pipila ka mga kabus nga kliyente ginatigum alang sa mga oras nga trabaho nga gigahin sa laing proyekto. Kana, sa baylo, mahimong mosangpot sa mga problema (ug bisan ang mga sumbong) uban sa pag-overbold, ug pagkawala sa usa ka bililhong kliyente.
Ang bugtong paagi aron paggarantiya ang maayo nga panahon sa pagsubay mao ang pag-insister sa tanan sa ahensya nga pag-update sa mga timeheets labing menos kaduha sa usa ka adlaw, usa ka higayon sa dili pa paniudto ug dayon pag-uli. Kon kini nahuman na, ang mga timeheets mahimong tukma ug makatabang. Ug kung dili kini buhaton, ang mga ahensya kinahanglan nga mamugna uban sa panukmod. Pangitaa ang usa ka paagi sa pagdasig sa proseso sa pagsubay sa panahon.
Hatagi ang mga empleyado nga naghimo sa usa ka talamdan nga rekord sa ilang panahon sa usa ka senemana nga bonus, o pipila ka oras sa Biyernes. Kini ingon og usa ka pag-usik sa panahon ug salapi, apan ang tukma nga mga panahon mahimo nga mas bililhon alang sa kabubut-on kay sa pipila ka gatus ka mga salapi dinhi o didto matag semana.