Ang mga organisasyon sa gobyerno nagpahigayon og mga proyekto kung adunay usa ka bahin sa pagpadayon sa trabaho sa katawhan kinahanglan nga usbon. Sumala sa Project Management Institute , ang usa ka proyekto mao ang "usa ka temporaryo nga grupo nga kalihokan nga gidisenyo aron sa paghimo sa usa ka talagsaon nga produkto, serbisyo o resulta." Kon ang usa ka proyekto mag-usab kung giunsa ang usa ka organisasyon nga nagnegosyo, ang mga produkto sa katapusan sa proyekto gilakip sa adlaw-adlaw nga trabaho ug busa nagpalambo sa trabaho sa organisasyon hangtod sa kahangturan.
Mahimong sayon ra kini, apan dili. Lisod ang pagbag-o, ug ang mga proyekto mahimong dali nga modagan sa riles. Matag adlaw nagdala og mga hagit nga naghulga sa pag-uswag sa proyekto ug sa katapusan kalampusan. Aron mabuntog kining peligro, ang mga proyekto nagkinahanglan og piho nga mga elemento. Uban sa mga mosunod nga mga butang, ang usa ka proyekto adunay dakong kahigayunan sa kalampusan.
01 Usa ka Makompleto nga Proyekto nga Sponsor
Ang usa ka sponsor sa proyekto adunay upat ka nag-unang responsibilidad nga may kalabutan sa proyekto. Una, ang sponsor ang nagdaog sa proyekto. Siya nagdasig sa proyekto sa publiko ug sa pribado. Ikaduha, ang sponsor nagpaluyo sa project manager . Kung ang usa ka manedyer sa proyekto nagkinahanglan sa mga babag nga gikuha, siya nanawagan sa sponsor alang sa tabang tungod kay ang sponsor adunay organizational clout aron mahitabo ang mga butang. Ikatulo, ang sponsor nagpatuman sa mga kahinguhaan pinaagi sa paghatag kanila direkta o pagtrabaho uban sa uban nga taas nga ang-ang nga mga tawo aron makakuha og mga kapanguhaan. Sa diha nga ang sponsor usa ka lig-on nga kampeon alang sa usa ka proyekto, ang mga kaubanan sa sponsor mas lagmit nga makatampo og makahuluganon nga mga kapanguhaan. Ikaupat, ang sponsor nagpahigayon sa pagdesisyon. Sa diha nga ang proyekto sa team nagkubkob, ang sponsor makahimo sa pag-broker sa desisyon o sa paghimo sa desisyon.
Ang sponsor nagpabilin nga nahibal-an pinaagi sa kanunay nga komunikasyon sa project manager. Ang duha magtinabangay aron mahibal-an kung kanus-a ang sponsor kinahanglan nga molihok ug mas kusgan nga mag-ehersisyo ang mga responsibilidad sa sponsor isip suporta sa project manager. Pananglitan, ang usa ka manedyer sa proyekto mahimong adunay problema sa pagkuha og impormasyon gikan sa departamento sa pinansya sa organisasyon. Ang sponsor sa proyekto makaduol sa chief financial officer mahitungod sa sitwasyon ug mangutana nga ang tahas sa pagkuha sa impormasyon gipauna sa labaw sa mga nag-unang mga katungdanan.
02 Pagwagtang sa mga Tumong ug Sakop
Sa dili pa ang pagtrabaho sa usa ka proyekto nahuman o bisan giplano, ang sponsor sa proyekto kinahanglan nga mosulti sa mga tumong ug kasangkaran sa proyekto. Ang mga tumong mao ang mga dagko nga mga butang nga kinahanglan nga buhaton sa proyekto. Pagdala og usa ka software enhancement nga prohekto, pananglitan. Ang usa ka departamento sa tawhanong kapanguhaan naggamit sa usa ka inila nga napahiangay nga software sa negosyo aron sa pagdumala sa payroll. Ang organisasyon gusto nga makadugang usa ka module alang sa pagkat-on sa pagdumala. Ang mga tumong sa proyekto mao ang pagpahiangay sa software sa pagdumala sa pagkat-on ngadto sa mga panginahanglan sa negosyo sa organisasyon ug sa paglangkob niini sa kasamtangan nga sistema sa payroll.
Ang gidak-on naghubit sa mga parametro sa proyekto. Pagpadayon uban sa software project example; ang kasangkaran sa maong proyekto limitado sa pagdala sa sistema sa pagdumala sa pagkat-on ug paghiusa niini sa sistema sa payroll. Daghang mga higayon, makatabang ang pag-ila sa mga butang nga walay labut sa pagsabut kung unsa ang gilapdon. Alang niini nga proyekto, ang pagdugang sa uban pang mga modules wala'y labot. Ang departamento sa accounting dili mahimong moadto sa project manager ug mangayo alang sa billing, accounts receivable o accounts payable modules.
Ang pagdugang sa usa ka module sa higayon nga ang proyekto nga gihubit nagtugot nga ang scope creep . Ang maayo nga tigpanalipod sa proyekto ug mga proyektong tigpangalagad nagbantay batok sa gilikay nga bahin ug nagpanuko sa pagdugang sa gidak-on sa mid-project. Ang pag-uswag sa usa ka bahin sa proyekto nagadugang sa panginahanglan sa proyekto alang sa mga kapanguhaan sama sa oras ug salapi. Dugang pa, ang pagtrabaho sa dugang nga scope nagbutang sa kalidad sa mga produkto sa trabaho sa peligro.
03 Maayong Project Manager
Ang mga tigdumala sa proyekto kasagaran adunay mga mosunod nga mga kinaiya nga makatabang kanila sa pagbalhin sa proyekto. Ang mga manedyer sa proyekto mga planner. Gihunahuna nila ang han-ay sa trabaho ug nahibal-an kung unsa ang kinahanglan nga mahitabo human matapos sa tapos ang buluhaton. Naghimo sila og maayo nga mga plano apan nasayud usab kung kanus-a nga mahimong mapasiboon ug magpatipas gikan sa usa ka plano. Ang mga tigdumala sa proyekto mga kasaligan. Uban sa ilang kalampusan depende sa buhat sa uban, ang mga project manager kinahanglan nga ang mga tawo mosalig sa ilang maayo nga katuyoan ug katakus. Ang pagsalig labing hinungdanon sa relasyon tali sa project manager ug sponsor sa proyekto. Ang mga tigdumala sa proyekto daw gipalabi tungod kay ang kadaghanan sa ilang trabaho naglakip sa pagpakigsulti.
Gihuptan nila ang mga tawo nga tulubagon sa ilang mga pasalig. Ania ang usa ka ehemplo. Usa ka supervisor sa project team ang misulti sa manedyer sa proyekto nga ang mga miyembro sa team makahinungod upat ka oras sa usa ka semana sa proyekto. Ang miyembro sa maong grupo wala'y duha ka senimana nga mga panagtigum sa usa ka laray ug wala'y pag-uswag sa iyang gi-assign nga mga buluhaton sa work breakdown structure. Pagkahuman sa una nga nahimamat nga miting, ang project manager nakigkita sa mga sakop sa team aron sa paghisgot sa pagkawala ug dili makatimaan sa mga deadline. Ang sakop sa team miingon nga duna pa siyay dugang mga prayoridad. Ang proyektong tigdumala nga gidudahang dili kini tinuod, mao nga human sa ikaduha nga nahimamat nga miting, ang project manager nakigtagbo sa superbisor sa sakop sa team. Gisulti sa superbisor ang project manager nga iyang sigurohon nga ang pag-uyon sa miyembro sa team mobalik.
04 Nakiglambigit sa mga Stakeholders
Ang mga stakeholders sa usa ka proyekto mao ang mga tawo nga adunay interes sa kalampusan sa proyekto apan dili mga membro sa team sa proyekto. Wala sila maghunahuna bahin sa proyekto sa adlaw-adlaw sama sa project manager o mga miyembro sa project team nga buhaton, apan gusto nila nga maabtan ang mga importanteng desisyon ug ang kinatibuk-ang pag-uswag sa mga tumong sa proyekto.
Ang mga stakeholder adunay ilang kaugalingong mga motibo sa pagpabilin sa mga kalihokan sa proyekto, apan kini ang responsibilidad sa manedyer sa proyekto nga dad-on sila ngadto sa mga paagi nga mag-abante sa trabaho sa mga tumong sa proyekto. Sa daghang mga kaso, ang pagbuhat niini naglangkob sa usa ka mahait nga balanse tali sa pagkuha sa sobra nga input ug gamay ra nga input. Ang mga stakeholder dili makatimbang sa matag desisyon. Gikuha niini ang proyekto ug gihimo ang matag desisyon nga makig-away. Sa kasukwahi, ang mga stakeholder dili masirado tungod kay ang usa ka dako nga aspeto sa hapit matag proyekto mao ang makatagbaw nga mga stakeholder.
05 Dedikado nga mga Proyekto sa Team Members
Ang mga membro sa tem sa proyekto nagtuman sa buhat sa proyekto. Daghang mga higayon, ang mga miyembro sa team sa proyekto gi-assign sa usa ka proyekto nga labaw sa ilang naandan nga mga katungdanan nga nagpasabot nga walay pagkunhod sa ubang trabaho aron sa pagpaayo sa dugang nga buhat nga gidala sa proyekto. Ang mga manedyer sa proyekto makatabang sa mga sakop sa tem nga makigsabot sa ilang mga superbisor bahin niini nga isyu, apan ang project manager walay kontrol sa mga responsibilidad sa mga miyembro sa project team nga wala sa proyekto.
Ang dedikasyon sa mga miyembro sa team sa proyekto mahinungdanon kaayo. Kon walay pagpahinungod, ang mga deadline madaut, ug ang mga produkto sa trabaho dili maayo nga kalidad. Ang mga dedikado nga mga sakop sa team ang nadasig sa pagtuman sa mga tumong sa proyekto sa panahon, sulod sa badyet ug hangtud sa kalidad nga mga gilauman.