1. Hunahunaa ang Imong mga Pamaagi
Bisan sa usa ka kalibutan diin nagadali kami sa paghimo sa mga butang nga mahimo dayon kutob sa mahimo aron sa pagpadayon sa sunod nga buluhaton, paggahin og panahon sa paggamit sa maayong pamatasan sa imong email.
Ayaw kalimti ang pag-ingon "palihug" ug "salamat."
Sa diha nga pagtawag sa mga tawo nga wala ka mahibal-an o wala, o kinsay ikaw adunay pormal nga relasyon, isulti kini pinaagi sa ilang titulo ug apelyido, gawas kung gihangyo ka nila nga buhaton sa laing paagi. Pananglitan, isulti ang "Dear Mr. White" o "Dear Ms. Gray." Kon ikaw mitubag sa usa ka email ug ang nagpadala sa orihinal nga mensahe gipirmahan kini sa iyang una nga ngalan lamang, nan mahimo nimo nga luwas nga maghunahuna nga okay sa pagtubag niini sa samang paagi.
2. Bantayi ang Inyong Tono
Ang tono mao kung giunsa nimo, isip usa ka magsusulat, makapahayag sa imong kinaiya sa usa ka email nga mensahe. Kini nag-impluwensya kon giunsa kini nga nadawat. Ikaw sa kasagaran gusto nga siguraduhon nga makit-an ang nakadawat ingon nga matinahuron, mahigalaon, ug sayon duolon. Dili nimo gusto nga mabalaka o mangayo. Basaha pag-usab ang imong mensahe sa makadaghan sa dili pa ipadala.
Sa pagsulat ngadto sa usa ka tawo nga imong nakigsulti kaniadto, magsugod pinaagi sa pagsulti nga usa ka butang nga mahigalaon sama sa "Maayo unta nga maayo ka." Samtang ang emojis mahimong makatabang kanimo sa pagpaambit sa tono sa mas sayon, likayi ang paggamit niini sa propesyonal nga email gawas kon nagsulat ka sa usa ka tawo nga adunay usa ka dili pormal nga relasyon.
Ayaw gamita kini sa pagsulat sa usa ka prospective employer.
Kanunay kining giisip nga dili maayo nga ehemplo sa email aron sa pagsulat sa usa ka email o usa ka bahin sa usa sa tanan nga mga dagkong letra. Makapahimo kini sa imong hitsura sama sa imong pagsinggit.
3. Magkahiusa
Ang busy nga mga tawo walay panahon o kiling nga mogahin og sobra sa usa ka minuto nga pagbasa sa usa ka email.
Kon gusto nimong tugutan ang imong tigdawat nga basahon ang imong mensahe sa madali, ug hibaw-an pa kini, kinahanglan nimong ipadayon kini nga mubo.
Apan, ayaw ibilin ang mga detalye. Siguroha nga ang imong mensahe tin-aw nga nagpahayag sa imong katarungan sa pagsulat niini sa una nga dapit. Walay usa nga maggahin sa panahon kon ikaw adunay balik-balik samtang ikaw naningkamot sa pagpatin-aw sa mga detalye nga imong gibiyaan.
4. Likayi ang Paggamit sa mga Pagdugang sa Pag-text
Bisan tuod gusto nimo nga makadaginot ang panahon, dili ka kinahanglan nga gamiton ang mga abbreviation sa text sa imong propesyonal nga email. Kon daghan ka kaayo nga text, sama sa daghang mga tawo, tingali naanad ka sa paggamit sa usa ka matang sa kadasig aron makigsulti sa imong mga higala. Pananglitan, mahimo nimo gamiton ang "u," "ur," ug "plz" inay nga "ikaw," "imo," ug "palihug." Kini nga mga minubo walay dapit sa mga sulat sa negosyo, gawas kon ang usa nga nagdawat usa ka tawo nga adunay usa ka kaswal nga relasyon.
5. Paggamit sa usa ka Propesyonal nga Email Address
Alang sa mga mensahe nga may kalabutan sa imong kasamtangan nga trabaho, kanunay gamita ang email address nga gihatag sa imong amo. Bisan pa niana, kinahanglan nga dili nimo kini gamiton sa pagpadala sa mga mensahe nga walay kalabutan sa imong trabaho, sama pananglit, kung ikaw nangita sa usa ka bag-o. Gamita ang usa ka personal nga email account sa baylo.
Kung wala ka adunay personal nga account, pananglitan, ang usa sa imong internet service provider nga gihatag sa dihang nag-sign up ka alang sa serbisyo, pagkuha og libre nga email account.
Paggamit sa Gmail o sa laing serbisyo aron sa pagtukod og usa ka address nga morag propesyonal. Ayaw gamita ang bisan unsa nga binuang o sugyot. Ang imong unang una ug katapusang ngalan o ang imong tibuok nga ngalan ang angay nga mga pagpili.
6. Ayaw Kalimti ang Pagsulat sa Spelling ug Grammar
Gikinahanglan nga imong pag-proofread ang imong email pag-ayo. Ayaw kalimti kining mahinungdanong lakang, bisag unsa ka busy ka. Ang mga butang nga gusto nimo nga maminaw mao ang husto nga spelling ug tukmang grammar. Dugang pa sa husto nga pagkasulti sa komon nga mga pulong, gusto usab nimo nga isulat ang mga ngalan sa mga tawo sa husto, lakip sa imong nakadawat ug sa ngalan sa iyang kompaniya.
Pag-amping mahitungod sa pagsalig pag-ayo sa mga spell-checkers. Sila dili makamatikod sa sayop nga mga pulong sa mga pulong kon gigamit sa sayop nga paagi. Pananglitan, ang spell-checker dili magmarka sa pulong nga "to" sa sentence, "Kinahanglan ko nga pangutana alang nimo," bisan pa, niining konteksto, kini kinahanglan nga "duha." Doblehon ang pagsusi nga wala nimo masiguro pinaagi sa paggamit sa usa ka libre nga online nga diksiyonaryo sama sa Merriam-Webster.